Doklady DE - Výhody a nevýhody různého označování dokladů

Aktuální firma | Společné číselníky | Doklady DE

Obsah | Základní dovednosti | Videonávody | Klávesové zkratky | Rejstřík

Výhody a nevýhody různého označování dokladů

Jak v programu DUEL nastavit dokladové řady? Tato otázka se v praxi často opakuje, a jelikož má více řešení, pojďme si je přiblížit.

Evidence a nastavení jednotlivých dokladových řad se v programu DUEL provádí v číselníku Doklady_DE. Stejně jako v každém jiném číselníku je i zde plně v kompetenci obsluhy tvořit řady nové či upravovat distribuční.

Klíčové z hlediska označování dokladů jsou údaje Zkratka, Aktuální číslo a Postfix, přičemž při práci program vyžaduje vyplnění alespoň Zkratky a Čísla. Postfix nemusí být vyplňován, není povinným údajem:

Poznámka Nastavení vhodných zkratek dokladových řad např. faktura vystavená – f, fv, vf, a podobně jsou plně v kompetenci uživatele programu. Pro snadné vyhledávání v pořízených záznamech nedoporučujeme tvořit shodné zkratky s rozlišením velikosti písmen. Například faktury přijaté „F“ a vystavené „f“ nebo zálohy nedaňové přijaté „Zn“ a vystavené „zn“, jak bylo zvykem u programu STEREO.

Rozhodnutí, jak jednotlivé dokladové řady nastavit, je důležité hned na začátku používání programu. Výběr správné varianty nastavení bude zúročen zejména při přechodu mezi roky. Podrobnosti zjistíme nejlépe v následujícím videonávodu...

Videonávod Označování dokladů

 

 

Možné varianty nastavení

1.  Výchozí nastavení číselníku Doklady

Pokud je nastaveno v číselníku dokladů Zvyšovat aktuální číslo, bude program navyšovat řadu a tvořit doklady ve formátu fv1/2015, fv2/2015, fv3/2015 atd. Na přelomu roku je v rukou obsluhy, aby u dokladové řady provedla snížení hodnoty Aktuálního čísla na „1“ a změnila hodnotu v údaji Postfix, kterou je rozlišen rok tedy na „2016“.

+ Výhody

– Nevýhody

2. Členění roků v „Aktuálním čísle“

Pokud je nastaveno v číselníku dokladů Zvyšovat aktuální číslo, bude program navyšovat řadu a tvořit doklady ve formátu fv15000001, fv15000002, fv15000003 atd. Na přelomu roku je v rukou obsluhy, aby u řady provedla úpravu hodnoty Aktuálního čísla na „16000001“ .

+ Výhody

– Nevýhody

3. Členění roků ve Zkratce dokladové řady

Pokud je nastaveno v číselníku dokladů Zvyšovat aktuální číslo, bude program navyšovat řadu a tvořit doklady ve formátu fv15/1, fv15/2, fv15/3 atd. Na přelomu roku se nebude upravovat Zkratka řady, podobně jako v předchozích variantách číslování, ale musí se založit do číselníku řada nová se Zkratkou „fv16/“ a Aktuálním číslem „1“. Nepoužívaná dokladová řada se později nastaví jako neaktivní a program jí již nebude při běžné práci nabízet.

+ Výhody

– Nevýhody

4. Číslování dokladů „donekonečna“.

Pokud je nastaveno v číselníku dokladů Zvyšovat aktuální číslo, bude program navyšovat řadu a tvořit doklady ve formátu fv1, fv2, fv3 atd. Na přelomu roku se dokladová řada upravovat nebude a program bude kontinuálně navyšovat číslo dokladu „donekonečna“

+ Výhody

– Nevýhody

Z výše popsaných variant nastavení dokladových řad je zřejmé, že pro různé typy dokladů se hodí různé varianty. V praxi není výjimkou, že dokladové řady závazkového či pohledávkového charakteru jsou nastaveny jinak než interní doklady, pokladna či bankovní výpisy, u kterých dostačuje výchozí nastavení.

Tip Pokud pracujete s cizí měnou, založte si oddělené dokladové řady pro různé měny (například fv, fvEUR, fvUSD). Pro každou z nich můžete nastavit v číselníku Doklady příslušnou měnu, kterou bude program při použití řady v agendách automaticky předvyplňovat. Tím Vám program nejen ušetří práci, ale zároveň eliminuje chybovost použitím nepatřičné měny.

Ostatní pracovní postupy

  1. Jak založit dokladovou řadu.

  2. Dokladové řady a nové účetní období.

  3. Výhody a nevýhody různého označování dokladů.

  4. Jak zadat počáteční stavy.

Související témata

Doklady DE