Výhody a nevýhody různého označování dokladů
Jak v programu DUEL nastavit dokladové řady? Tato otázka se v praxi často opakuje, a jelikož má více řešení, pojďme si je přiblížit. Evidence a nastavení jednotlivých dokladových řad se v programu DUEL provádí v číselníku Doklady. Stejně jako v každém jiném číselníku je i zde plně v kompetenci obsluhy tvořit řady nové či upravovat distribuční.
Před započetím doporučujeme shlédnout videonávod v tématu Výhody a nevýhody různého označování dokladů.
Klíčové z hlediska označování dokladů jsou údaje Zkratka, Aktuální číslo a Postfix, přičemž při práci program vyžaduje vyplnění alespoň Zkratky a Čísla. Postfix nemusí být vyplňován, není povinným údajem:
Zkratka - označení (prefix) číselné řady - jeden až deset znaků. Poslední znak nesmí být numerický!
Aktuální číslo - číslo dokladu, které se použije pro převzetí do pořizovaných dat při výběru dokladu z číselníku. Pokud je nastaveno automatické zvyšování čísla, zvýší se toto číslo při každém použití dokladové řady z číselníku. S ohledem na tvorbu VS u vystavených faktur z čísla dokladu je maximální délka 10 znaků.
Postfix - další údaj umožňující podrobnější členění použitých dokladů například při účtování dokladů z různých středisek apod. Můžeme jej však použít i k zadání pořadového čísla aktuálního roku. Rozlišíme tak faktury z různých účetních období, které mají stejné pořadové číslo.
Poznámka Nastavení vhodných zkratek dokladových řad např. faktura vystavená – f, fv, vf, a podobně jsou plně v kompetenci uživatele programu. Pro snadné vyhledávání v pořízených záznamech nedoporučujeme tvořit shodné zkratky s rozlišením velikosti písmen. Například faktury přijaté „F“ a vystavené „f“ nebo zálohy nedaňové přijaté „Zn“ a vystavené „zn“, jak bylo zvykem u programu STEREO.
Rozhodnutí, jak jednotlivé dokladové řady nastavit, je důležité hned na začátku používání programu. Výběr správné varianty nastavení bude zúročen zejména při přechodu mezi roky. Podrobnosti zjistíme nejlépe v následujícím videonávodu...
Možné varianty nastavení
1. Výchozí nastavení číselníku Doklady
Zkratka - fv
Aktuální číslo - 1
Postfix - 2015
Pokud je nastaveno v číselníku dokladů Zvyšovat aktuální číslo, bude program navyšovat řadu a tvořit doklady ve formátu fv1/2015, fv2/2015, fv3/2015 atd. Na přelomu roku je v rukou obsluhy, aby u dokladové řady provedla snížení hodnoty Aktuálního čísla na „1“ a změnila hodnotu v údaji Postfix, kterou je rozlišen rok tedy na „2016“.
+ Výhody
Označování dokladů jednodušším způsobem (kratším číslem)
Nemusí se meziročně zakládat nové řady a program se i při opakovaném meziročním použití dokladu s číslem „1“ díky rozdílnému Postfixu (2015 / 2016) chová korektně, například při párování s platbami.
– Nevýhody
U takto nastavené řady dojde meziročně k duplicitě variabilních symbolů, pokud se jedná například o řadu vystavených faktur. (Řešením je dodatečné nastavení údaje prefix VS v číselníku dokladů.)
Pokud se na přelomu roku přenastaví řada a sníží se Aktuální číslo na hodnotu „1“ program již nebude schopen nabídnout následující číslo v řadě minulého roku. Nevýhoda především pro interní doklady apod.
2. Členění roků v „Aktuálním čísle“
Zkratka - fv
Aktuální číslo - 15000001
Pokud je nastaveno v číselníku dokladů Zvyšovat aktuální číslo, bude program navyšovat řadu a tvořit doklady ve formátu fv15000001, fv15000002, fv15000003 atd. Na přelomu roku je v rukou obsluhy, aby u řady provedla úpravu hodnoty Aktuálního čísla na „16000001“ .
+ Výhody
Využitím méně údajů (2 místo 3 viz 1. varianta) snadnější vyhledávání v programu.
Nemusí se meziročně zakládat nové řady, stačí opravit Akt. číslo.
– Nevýhody
Nutnost odhadovat plánovaný počet dokladů na začátku sezóny. Pokud by došlo k podcenění počtu dokladů, dojde v průběhu roku k navýšení i hodnoty roku zadané jako první čislice aktuálního čísla (fv1399998, fv1399999, fv1400001).
Pokud se na přelomu roku přenastaví řada a sníží se Aktuální číslo na hodnotu „1400001“ program již nebude schopen nabídnout následující číslo v řadě minulého roku. Nevýhoda především pro interní doklady apod.
3. Členění roků ve Zkratce dokladové řady
Zkratka - fv15/
Aktuální číslo - 1
Pokud je nastaveno v číselníku dokladů Zvyšovat aktuální číslo, bude program navyšovat řadu a tvořit doklady ve formátu fv15/1, fv15/2, fv15/3 atd. Na přelomu roku se nebude upravovat Zkratka řady, podobně jako v předchozích variantách číslování, ale musí se založit do číselníku řada nová se Zkratkou „fv16/“ a Aktuálním číslem „1“. Nepoužívaná dokladová řada se později nastaví jako neaktivní a program jí již nebude při běžné práci nabízet.
+ Výhody
Využitím méně údajů (2 místo 3 viz 1. varianta) snadnější vyhledávání v programu
Při přechodu mezi roky jsou k dispozici obě řady, tedy fv13/xxx i fv14/xxx což oceníte především při potřebě tvořit doklady v číselné posloupnosti v aktuálním i minulém období.
– Nevýhody
Nutnost zakládat na přelomu roku vždy nové dokladové řady.
4. Číslování dokladů „donekonečna“.
Zkratka - fv
Aktuální číslo - 1
Pokud je nastaveno v číselníku dokladů Zvyšovat aktuální číslo, bude program navyšovat řadu a tvořit doklady ve formátu fv1, fv2, fv3 atd. Na přelomu roku se dokladová řada upravovat nebude a program bude kontinuálně navyšovat číslo dokladu „donekonečna“
+ Výhody
Číslo dokladu v rámci dokladové řady bude vždy jednoznačné.
Meziročně nevyžaduje žádné přenastavování dokladové řady.
Nehrozí duplicita VS, tudíž vhodné především pro fakturační řady a podobně.
– Nevýhody
Z čísla dokladu není dostupná informace o letech a musí dostačovat datum z dokladu.
Z výše popsaných variant nastavení dokladových řad je zřejmé, že pro různé typy dokladů se hodí různé varianty. V praxi není výjimkou, že dokladové řady závazkového či pohledávkového charakteru jsou nastaveny jinak než interní doklady, pokladna či bankovní výpisy, u kterých dostačuje výchozí nastavení.
Tip Pokud pracujete s cizí měnou, založte si oddělené dokladové řady pro různé měny (například fv, fvEUR, fvUSD). Pro každou z nich můžete nastavit v číselníku Doklady příslušnou měnu, kterou bude program při použití řady v agendách automaticky předvyplňovat. Tím Vám program nejen ušetří práci, ale zároveň eliminuje chybovost použitím nepatřičné měny. Systém označování dokladových řad bude, pro pozdější analýzy, ještě dokonalejší, pokud ke každé dokladové řadě založíte a doplníte i samostatný analytický účet (například fv – 311100, fvEUR-311200, fvUSD – 311300).
Ostatní pracovní postupy
Výhody a nevýhody různého označování dokladů.
Související témata