Jak se sklady uzavírají (datová a skladová uzávěrka a jejich návraty)
Program DUEL disponuje funkcemi umožňujícími oddělit již nepoužívaná data od dat aktivních. Tyto funkce, respektive operace nazýváme uzávěrky. V modulu Sklady lze využít dva druhy uzávěrek:
Datová uzávěrka - tato uzávěrka umožňuje uzavřít data za libovolné období. Uzavřená data jsou obsluze k dispozici pro veškeré tisky a kontroly, ale nelze v nich provádět žádné změny. Toto řešení je výhodné zejména ve firmách, kde na datech skladu pracuje více zaměstnanců a hrozí tak nechtěný zásah do již dokončených dokladů, případně i jejich smazání. Datová závěrka prováděná například 1x za měsíc omezí toto riziko na minimum. Zajímavým důsledkem datové uzávěrky je i zrychlení programu, který po uzávěrce zpracovává menší množství záznamů. Postup uzavírání dat je následující:
V agendě Seznam skladů nejprve vybereme sklad k uzavření (bude zobrazen v detailním formuláři)
Operaci uzavření dat spustíme kliknutím na tlačítko Datová uzávěrka nebo použijeme klávesovou zkratku Ctrl+4.
Zadáme datum, ke kterému chceme data uzavřít a stiskneme tlačítko Další.
Program provede uzavření dat a do tabulky Stav v parametrech skladu uvede datum provedené datové závěrky. Data budou i nadále viditelná, ale nebude možná jejich úprava a mazání.
Vrácení datové uzávěrky provedeme pomocí stejné operace tak, že zadáme datum nižší, než je datum poslední datové uzávěrky. Po dokončení operace budou skladové pohyby a doklady od data uzávěrky dále otevřena a přístupna k editaci, úpravám i mazání.
Skladová uzávěrka – tato uzávěrka je určena k uzavírání dat na konci účetního období po vypořádání a uzavření všech rozpracovaných dokladů. Před provedením uzávěrky provedeme následující kroky:
Záloha dat – vždy před spuštěním operace Skladová uzávěrka (ale i při dalších náročnějších akcích) provedeme nejprve zálohu dat. Časová ztráta je naprosto nedůležitá z pohledu hodnoty námi pořízených dat!
Údržba dat skladu – před vlastním provedením Skladové uzávěrky spustíme údržbu dat. Tato akce přepočte a případně opraví veškeré vazby v modulu Sklady a připraví tak data k bezproblémovému uzavření.
Inventura – provedeme fyzickou inventuru stavu všech provozovaných skladů a pomocí agendy Inventury o ní provedeme záznam (více v kapitole Inventury).
Datová závěrka k 31.12. (pokud již byla provedena, pokračujeme dalším krokem)
Po spuštění uzávěrky skladu zkontrolujeme sestavu ocenění skladu a potvrdíme, že jsou data v pořádku. Tlačítkem Další pokračujeme. Program veškerá data uzavíraného období (roku) uzamkne. Data budou i nadále viditelná v seznamu pohybů, ale nebude možné je upravovat ani mazat. V parametrech uzavřeného skladu v Seznamu skladů se k oddílu Stav objeví informace o datu uzávěrky a otevření skladu.
V agendě Položky na skladě program přepočítá počáteční stavy a nastaví je k 1.1. nového roku (původní hodnoty si uloží pro případné vrácení). Při veškerých přepočtech a údržbách bude nyní program pracovat pouze s neuzavřenými daty.
Vrácení uzávěrky skladu - pro případné vrácení uzávěrky skladu je v agendě Seznam skladů připravena operace Vrácení uzávěrky. Tato operace vrátí pouze uzávěrku skladu. Datová uzávěrka je stále v platnosti a uzavřená data (do 31.12.) jsou v režimu prohlížení. Pro případné úpravy vrátíme datovou závěrku před datum dokladů, které se chystáme upravovat. Postup vrácení je popsán výše.
Ostatní pracovní postupy
Jak se sklady uzavírají (datová a skladová uzávěrka a jejich návraty).
Související témata