 |
K čemu agenda slouží? Agenda Účetní polotovary slouží k evidenci a zpracování dokladů, které jsou například ve schvalovacím procesu nebo dokladů, které ještě nejsou kompletně připravené k zaúčtování. Agenda umožňuje data také importovat a lze ji napojit na externí aplikaci "proDUEL", prostřednictvím které lze do DUELu posílat doklady (účtenky apod.). Připravené záznamy lze schvalovat a následně operacemi přenášet do cílových agend. |
Obsah stránky:
|
Agenda obsahuje všechna pole z cílových agend. Její výhodou je to, že nemá žádná omezení ani kontroly, takže lze zadávat i doklady z účetního pohledu nebo z pohledu cílových agend nevalidní. Buď ještě nemáme požadované informace k dispozici nebo nemáme práva vstupovat do cílových agend. Nebo potřebujeme doklad před jeho zaúčtováním nechat schválit.
Stejně tak ji použijeme jako cílovou agendu pro importy, které by jinak selhaly při pokusu o uložení do cílových agend, protože by nevyhověly jejich striktním pravidlům. Sem se dostanou a po úpravě je lze bezpečně přenést.
Další výhodou je možnost párování na číselníky. Pokud program při zadávání nebo při importu najde hodnotu v propojeném číselníku, tak ji použije. Pokud tuto hodnotu nenajde, na záložce Párování ji vloží do sousedních políček. Operací Párovat na číselníky se pak tyto dosud neexistující hodnoty přenesou do číselníků a automaticky se propojí. Toto zakládání lze zaškrtnout a provede se automaticky už při importu.
Cílovými agendami jsou
Záznamy pořizujeme ručně (Ctrl+N) nebo operacemi importu.
Zvolíme požadovaný druh dokladu a tím se nám může upravit formulář.
Zadáme požadované hodnoty.
Záznam uložíme.
Po případném, nepovinném, schválení doklady přeneseme do cílových agend.
Poznámka Díky podpůrnému číselníku Druhy polotovarů můžeme optimalizovat vzhled formuláře tak, aby vyhovoval potřebám dokladu i obsluhy DUELU.
Formulář a popis údajů
Pokud jsou Účetní polotovary prázdné, vidíme formulář, který je připravený k zadání prvního dokladu. Jakmile v polotovarech existuje více záznamů, pak opětovné otevření agendy zobrazí doklad, ze kterého jsme agendu opustili.
Záložka Základní pohled
Do této záložky zapisujeme informace o pořizovaném dokladu. Dále zde vidíme cílové agendy a zda je doklad schválený a uzavřený.
Druh polotovaru - vyplňujeme v případě, kdy máme předem připravený druh, který nám dle individuálního nastavení přizpůsobí formulář. Např. v případě faktury zneviditelníme pole pro zadávání Doklad2 a Skupinu Účtování.
Doklad - skupina doklad obsahuje údaje, které jednoznačné identifikují pořízený záznam. Nalezneme zde označení dokladu, informace o účtování a firmu.
Datum vystavení - jedná se o datum vystavení dokladu. U přijatých faktur jej zadáváme podle tištěné předlohy. Pro zadávání můžeme využít podporu editoru pro datum.
Splatnost - datum splatnosti dokladu. Pro zadávání můžeme využít podporu editoru pro datum. Pole se používá pro plnění převodních příkazů ze závazků.
Datum účtování – datum k jakému byl doklad zaúčtován.
Doklad 1 - vlastní označení dokladu (z použité dokladové řady se přebírá účet do hlavní souvztažnosti), které čerpá z číselníku Doklady. Pokud účtujeme fakturu, zvolíme dokladovou řadu určenou pro faktury; pokud účtujme doklad za hotovostní nákup kancelářských potřeb, vybereme řadu pro pokladní doklady, atp.
Doklad 1 číslo – aktuální pořadové číslo. Podle nastavení vybrané dokladové řady se buď číslo automaticky navyšuje, nebo je číslování na obsluze.
Doklad 1 postfix – další označení dokladové řady (může označovat např. rok). Nabízí se na základě nastavení v číselníku Doklady. V kombinaci s dokladovou řadou a číslem udává kompletní označení účtovaného dokladu (např. b1/2025 = první bankovní výpis z roku 2025).
Doklad 2 - obsahuje označení hrazeného dokladu (například faktury). Je tedy vyplňován jen u úhrad (Dokladem 1 bude pokladní doklad, bankovní výpis apod.), v ostatních případech (předpisy závazku a pohledávek, interní doklady) zůstává Doklad 2 prázdný. Zkratku dokladové řady vybereme z číselníku Doklady.
Doklad 2 číslo – pořadové číslo uhrazovaného dokladu.
Doklad 2 postfix - další označení dokladové řady (může označovat např. rok). Nabízí se na základě nastavení v číselníku Doklady. V kombinaci s dokladovou řadou a číslem udává kompletní označení hrazeného dokladu (např. fp1/2013 = první přijatá faktura z roku 2013).
Párovací znak – je údajem potřebným pro zpracování Saldokonta. Podle nastavení dokladové řady se buď vyplní nebo nechá prázdný. Vyplňuje se jen u dokladů, které jsou účtovány na saldokontní účty (obecně závazky a pohledávky a jejich úhrady). Při běžné práci s programem je tento údaj plněn automaticky. Pokud je Pár.znak u předpisu i všech jeho úhrad stejný, snadno získáme přehled o Saldokontu uhrazených i neuhrazených dokladů, ať už po firmách nebo účtech.
Typ - určuje typ dokladu (Závazek nebo Pohledávka). Jedná o velmi důležitý údaj, který má vliv na úhradu dokladu.
Popis – popis účetního případu. Můžeme ho vyplnit ručně nebo výběrem z číselníku Texty popisů, kde jsou vybrané texty přiřazené k druhům účtování. Výběrem takového textu dojde k vyplnění i následujícího údaje Druh účtování a následně i jedné strany souvztažnosti.
Druh
Druh účtování – nepovinný údaj, který nám však může usnadnit práci. Jednotlivé druhy mají v číselníku Druhy účtování k sobě přiřazené účty z rozvrhu, ty se pak při zaúčtování automaticky doplní.
Druh peněžní operace - nepovinný údaj. Jednotlivé druhy mají v číselníku Druhy peněžních operací k sobě přiřazené sloupce z deníku, ty se pak při zaúčtování automaticky použijí.
Příjem / Výdej - charakteristika položky - Neurčeno, Příjem, Výdej. Příjem či Výdej uvedeme jen u dokladů typu bankovní výpis nebo pokladní doklad.
Účtovat předpis - příznak, zda se u dokladu účtuje předpis do účetního deníku. Příznak je vyplňován v závislosti na nastavení použité dokladové řady z číselníku Doklady. V režimu daňové evidence není vidět.
Upomínat – příznak, zda doklad upomínat a penalizovat za opožděnou platbu
Firma
Firma – jedná se o zkratku firmy, kterou vybereme z adresáře firem. Může označovat dodavatele, odběratele, nebo nějaký úřad, podle toho, jaký doklad zrovna účtujeme.
Bankovní účet a kód banky - účet, na kterém je očekávaná nebo ze kterého bude odcházet platba. Program kontroluje, zda je účet u firmy evidován v Adresáři firem.
Symboly - doplňující symboly charakterizující doklad. Slouží například pro párování plateb.
Variabilní symbol – číselná identifikace dokladu pro generování převodních příkazů a párování s platbami z bankovních výpisů.
Konstantní symbol – údaj z číselníku Konstantních symbolů.
Další symbol - doplňují údaj o záznamu.
Měna - určení měny dokladu, množství a kurzu.
Měna - údaj z číselníku Měny. Rozhoduje, zda se doklad bude zpracovávat jako "cizoměnový".
Kurz - hodnota kurzu cizí měny vzhledem ke Kč.
Množství - množství cizí měny. Násobek množství a kurzu je uveden v částce Celkem v následující sekci.
Tabulka DPH - skupina Tabulka DPH obsahuje datumy DPH, skupiny, sazby a částky. Tyto údaje se přenáší i do cílových agend..
Platební kalendář - příznak přebíraný podle nastavení dokladové řady. Ovlivňuje chování programu při vyplňování dalších položek - datumu DPH apod.
Datum DPH - jedná se o datum, ke kterému bude daňový doklad zahrnut do zpracování přiznání k DPH. Pro uskutečněná plnění bude datum stejné jako uskutečnění zdanitelného plnění (Datum UZP), pro přijatá plněná to bude nejdříve okamžik, ke kterému byly splněny podmínky pro nárok na odpočet (přijetí dokladu). Je to datum, ke kterému se mají použít sazby DPH.
Skupina DPH - obvyklá skupina DPH pro zpracovávaný záznam. Její nastavení má vliv na zpracování přiznání k DPH. Pokud použitá skupina identifikuje doklad v režimu přenesení daňové povinnosti, vznikne při uložení automaticky zápis na záložku 2. RPDP podle vyplněné tabulky DPH.
Datum UZP – datum uskutečnění zdanitelného plnění na základě zákona o DPH.
DPH z položek – příznak, zda má být tabulka DPH převzata ze záložky 2. Položky.
Bez daně, DPH a Celkem pro základní sazbu DPH.
Bez daně, DPH a Celkem pro sníženou sazbu DPH.
Bez daně, DPH a Celkem pro druhou sníženou sazbu DPH.
Bez daně pro nulovou sazbu DPH a Celkem - součet výše uvedených hodnot.
Skupina mimo DPH - skupina identifikující částku mimo evidenci DPH pro zpracovávaný záznam. Její nastavení nemá vliv na zpracování DPH, ale na generování předpisu a rozúčtování ano.
Mimo DPH - částka, která nevstupuje do zpracování DPH.
Doklad se zádržným – Příznak, zda se u dokladu evidují pozastávky (zádržné).
Celkem - součet výše uvedených hodnot.
Účtování - v případě dokladu s pouze hlavní kontací můžeme využít jednoduchého zápisu, bez zadávání položek. Naopak v případě položkového rozpisu není nutné vyplnit 1. souvztažnost, ale jednotlivé položky rozepíšeme na záložce Položky.
V případě, že budou vyplněny i položky, bude pole 1. souvztažnost převzato a následně po něm i souvztažnost jednotlivých položek.
Poznámka Zadané účtování má přednost před zvoleným druhem účtování. V případě, že není vyplněn Druh účtování, ani souvztažnosti, bude číslo převzato dle zadaných dokladových řad.
Členění - obsahuje údaje, pomocí kterých můžeme přiřadit dokladu vztah ke středisku, výkonu a zakázce. Tyto údaje se přenáší mezi agendami až do účetního deníku a umožňují tak tvorbu výběrů, filtrů, sestav a přehledů podle členění.
Středisko – údaj z číselníku, který umožní určit zařazení záznamu ke konkrétnímu středisku.
Výkon - údaj z číselníku, který umožní určit zařazení záznamu ke konkrétnímu výkonu.
Zakázka - údaj z číselníku, který umožní určit zařazení záznamu ke konkrétní zakázce.
Schváleno - doklady mohou projít schvalovacím procesem, čehož lze následně využít při přenosu a zaúčtování do cílových agend.
Stav – typ schválení (Neurčeno, Schváleno či Zamítnuto).
Datum – datum schválení dokladu nadřízeným. Při použití operace Schválit doklad / Nastavit typ schválení se datum nastaví na aktuální (dnešní) datum.
Osoba – osoba, která doklad schválila. Při použití operace Schválit doklad / Nastavit typ schválení se jméno osoby převezme dle nastavení v agendě Uživatelé – Podpis.
Cílová agenda - parametry, jimiž určíme cílové agendy, do kterých může být doklad přenesen / zaúčtován.
Aktuální stav - příznak, zda byl doklad uzavřen (dokončen).
Záložka Párování
Účelem této záložky je primárně párování údajů v případě importu dokladů, ovšem nalezne zde své uplatnění i ruční pořizování. Program doplní jemu známé údaje z dokladu automaticky. Výhodou záložky párování je možnost vyplnění textových polí bez existence odpovídajících hodnot v pomocných číselnících. Následně díky operaci Párovat na číselníky může dojít k jejich doplnění do číselníků.
Číselníky - viditelné párování dokladu na pomocné číselníky typu Doklad, Druh účtování, Skupiny DPH či Měna. Skupinu Číselníky lze rozdělit na 2 strany (levá a pravá).
Levá strana – říká, jaké údaje jsou spárované na již existující řádky v pomocných číselnících. Např. pokud je v Doklad1 údaj „fv – faktura vystavená“, znamená to, že existuje stejná hodnota v číselníku Doklady. V případě potřeby je možné z číselníkových polí vybrat jinou hodnotu.
Pravá strana – slouží pro zápis údaje bez vazby na pomocné číselníky. Toto pole se může plnit např. při importu dokladů, kdy naplněná hodnota v programu neexistuje. Tedy abychom nemuseli nejprve předvyplnit číselníky např. novými dokladovými řadami nebo druhem účtování, stačí mít tento údaj naplněný a operace „Párovat na číselníky“ nám automaticky založí nové řádky do pomocných číselníků. Samozřejmě stále je nutné číselník dodatečně projít a zkontrolovat doplněné hodnoty.
Firma - zde se propisuje zadaná firma pořízeného záznamu. V případě, že doklad firmu nemá vyplněnou nebo potřebujeme upravit informace firmy, lze vyplnit požadované hodnoty, které následně může operace Párovat na číselníky propsat do Adresáře firem.
Členění - skupina slouží pro párování dokladu na číselníky typu Středisko, Výkon či Zakázka. Pokud využijeme pole bez vazby na číselník a následně operaci Párovat na číselníky, můžeme snadno pořizovat například zakázky, bez nutnosti odskoku a pořízení do samotného číselníku.
Pomocné texty - jedná se o volná textová pole, do kterých lze zapsat libovolné informace vztahující se k dokladu. Tato pole nabízí velký potenciál v případě automatického zpracování dat při import i při ručním pořízení dokladů. Můžeme na míru připravit skript, který na základě např. vyplnění Textu A konkrétní hodnotou, provede výběr druhu polotovaru, tím i vzhledu formuláře, a dokonce může dojít k vyplnění údajů předem definovanou hodnotou.
Kromě seznamu zpracovávaných dokladů může agenda obsahovat doplňující údaje, které jsou zobrazeny na tzv. záložkách. Některé záložky slouží k zadání více údajů (např. Položky - faktur, objednávek apod.), některé k zadání jednoho údaje (např. Poznámka), další mohou zobrazovat přehled vypočítaných hodnot.
Tip Přepínání mezi záložkami je možné klávesovou zkratkou Alt+číslo (číslo/diakritické znaky na písmenkové části klávesnice). Tak se přepneme přímo na konkrétní záložku. Cyklické přepínání je pomocí klávesové zkratky Ctrl+Tab resp. Ctrl+Shift+Tab zpětně.
Seznam dokladů
Seznam všech zadaných dokladů účetních polotovarů. V tabulkové podobě jsou zobrazené evidované údaje.
Položky
Evidence položek v aktuálním dokladu. Slouží jako položkový rozpis rozúčtování do účetního deníku. V závislosti na zatržení parametru DPH z položek, jsou částky počítány do hlavičky (hlavního formuláře).
Přepneme se na záložku 2. Položky.
Do tabulky založíme nový záznam.
Doplníme Popis položky, Typ DPH (Sazba DPH), Částku (jednotková cena položky), DPH a částku Celkem. Můžeme použít Rozložení s účty MD a D.
Novou položku uložíme.
Tip Pro účely importu lze pomocí Rozložení zviditelnit zbylá pole pro označení DPH (DPH – Označení např. S jako stadndard nebo DPH – sazba např. 21%).
RPDP
Záložka RPDP nabízí možnost zadat údaje, které jsou potřeba při zpracování DPH pro evidenci pro potřeby Režimu přenesení daňové povinnosti. Existují-li potřebné údaje ve zdrojových agendách, mohou záznamy na této záložce vznikat automaticky při přenosech mezi agendami a při zaúčtování. Jinak je potřeba je doplnit ručně.
Přepneme se na záložku RPDP.
Zadáme, potvrdíme nebo zkontrolujeme Kód plnění a pokud popis.
Zadáme, potvrdíme nebo zkontrolujeme Rozsah plnění (pokud se sleduje) a Jednotku.
Zadáme, potvrdíme nebo zkontrolujeme Základ DPH a Sazbu DPH v režimu přenesení daňové povinnosti.
Zadané hodnoty se použijí při Zpracování DPH - RPDP.
OSS
Záložka OSS slouží pro evidenci údajů o cizím DPH pro doklad v režimu One-Stop-Shop. Při přenosu z fakturací se záložka OSS přenese také. Při ručním zadání se při použití Skupiny DPH, která má v údaji NSK5 hodnotu O - One Stop-Shop, částka v nulové sazbě přenese na záložku OSS a podle státu odběratele (členského státu EU) se doplní sazba DPH a spočte cena bez daně a odpovídající daň. NSK3 rozhoduje o tom, zda se jedná o zboží nebo o službu.
Poznámka
Zde je možné pořizovat poznámky a komentáře vztahující se k dokladu. Délka textu není omezena. Poznámky je možné kdykoli tisknout.
Tip Doprovodné volné texty uváděné v dokladech zadáme do záložky Poznámka. K tomuto účelu můžeme použít vazbu do číselníku Volné texty (odskok přes Ctrl+NumPlus) a připravené texty si pomocí Ctrl+Enter přeneseme. Pomocí Ctrl+Shift+Enter nový text připojíme za text stávající.
Volný text
Zde je možné pořizovat poznámky a komentáře vztahující se k dokladu. Délka textu není omezena. Poznámky je možné kdykoli tisknout.
Tip Doprovodné volné texty uváděné v dokladech zadáme do záložky Poznámka. K tomuto účelu můžeme použít vazbu do číselníku Volné texty (odskok přes Ctrl+NumPlus) a připravené texty si pomocí Ctrl+Enter přeneseme. Pomocí Ctrl+Shift+Enter nový text připojíme za text stávající.
Vazby
Pomocí záložky Vazby je možné velmi snadno zkontrolovat související záznamy v eNeschopenkách, které se do aktuální nepřítomnosti promítly.
Dokumenty
Na záložce Dokumenty ze evidovat libovolné dokumenty v souborové podobě, které se týkají aktuálního záznamu.
Média
Záložka Média umožňuje připojit libovolné obrázky či soubory s jiným obsahem. První v pořadí se zobrazí ve formuláři.
Uzavřít – uzavře doklad. Uzavřený doklad je označen příznakem Uzavřen, odlišen barvou písma a nelze v něm provádět změny.
Otevřít – otevře doklad a umožní provedení změn. Pouze pro doklady, které ještě nebyly přeneseny do Závazků a pohledávek nebo do Účetního deníku.
Schválit doklad – provede Schválení dokladu, na kterém aktuálně stojíme. Současně dojde k zapsání dnešního data a osoby, která schválení provedla.
Nastavit stav schválení – slouží k hromadné změně typu Schváleno. Při zatržení parametr „Přepsat stavu všech“ dojde ke změně typu i u zamítnutých či schválených dokladů.
Přenést do ZaP – otevře okno pro Přenos do Závazků a pohledávek. Přenášet lze všechny záznamy nebo jen schválené či uzavřené. Přenesení umožňuje smazání originálních dokladů z polotovarů.
Zaúčtovat do ÚD / Zaúčtovat do PD – otevře okno pro Přenos do Účetního nebo Peněžního deníku. Zaúčtovat lze všechny záznamy nebo jen schválené či uzavřené. Zaúčtování umožňuje smazání originálních dokladů z polotovarů.
Přenést do Bankovních výpisů – otevře okno pro Přenos do Bankovních výpisů. Přenášet lze všechny záznamy nebo jen schválené či uzavřené. Přenesení umožňuje smazání originálních dokladů z polotovarů.
Přenést do Pokladny – otevře okno pro Přenos do účetní Pokladny. Přenášet lze všechny záznamy nebo jen schválené či uzavřené. Přenesení umožňuje smazání originálních dokladů z polotovarů.
Kopie – vytvoří v tabulce kopii záznamu, na kterém je kurzor, včetně jeho položek. Toho využijeme např. při rychlé tvorbě faktur.
Import – tato operace slouží k automatickému importu dokladů do agendy Účetní polotovary bez nutnosti jejich ručního pořizování. Může se jednat o faktury (přijaté i vystavené), bankovní, pokladní nebo interní doklady. Pokud je vyplněn, pořídí se do Adresáře firem i dodavatel nebo odběratel. Importovat lze data ze souborů XML nebo CSV. V obou případech je nutné spárovat pole ze zdrojového souboru s poli v databázi DUELU. Výhodou je možnost uložení šablony, čímž se následný import stává operací na pár kliknutí.
Import proDUEL – umožňuje import dokladů účtenek za pomoci mobilní aplikace proDUEL.
Nastavení – okno k nastavení parametrů komunikace s mobilní aplikací proDUEL.
Párovat na číselníky – operace provede synchronizaci pomocných číselníků. Současně můžeme nechat číselníky doplnit o neexistující nebo přepsat již existující a spárované záznamy. Úspěšnost párování je závislá na přesném označení i pojmenování záznamu v pomocném číselníku.
Závazky a pohledávky, Účetní deník / Peněžní deník, Bankovní výpisy, Pokladna
